Уряд дав «зелену вулицю» передплаті періодичних видань!

Нещодавно набула чинності постанова Кабінету Міністрів України «Про внесення зміни до пункту 2 постанови Кабінету Міністрів України від 23 квітня 2014 р. № 117» від 18.11.2015 № 946. Із назви документа, та й із самого тексту не одразу зрозумієш, яку нормативну зміну він приховує.

Пояснимо її детальніше. Внісши лише кілька слів до пункту 2 постанови Кабінету Міністрів України «Про здійснення попередньої оплати товарів, робіт і послуг, що закуповуються за бюджетні кошти» від 23.04.2014 № 117 Уряд дозволив бюджетним установам передплачувати періодичні видання в поточному році на наступний рік.

Тож наразі керівники навчальних закладів мають цілковите право подбати про інформаційну підтримку свою та своїх працівників у 2016 році. Зараз ми розкажемо як передплатити професійне видання в поточному році на наступний рік і як відобразити це в обліку.

Джерела передплати

Бюджетні установи можуть проводити передплату періодичних видань коштом як загального, так і спеціального фонду.

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! У кошторисі будь-якої бюджетної установи найвірогідніше вже заплановані кошти на передплату періодичних видань. Якщо ні, то слід потурбуватися про внесення змін до кошторису.

Якщо кошти на передплату періодичних видань заплановано за загальним фондом, то проблем з передплатою в установи не виникне.

Однак через те, що обсяг асигнувань загального фонду здебільшого обмежений, доцільніше вирішувати питання передплати кош­тами спеціального фонду.

Відповідно до підпункту 1 частини третьої статті 13 Бюджетного кодексу України (БК) однією зі складових спеціального фонду бюджету є доходи бюджету (у т. ч. власні надходження бюджетних організацій), які мають цільове спрямування. Тож бюджетні установи на передплату можуть безболісно використати власні надходження.

Аби з’ясувати, які власні надходження можуть бути використані на передплату професійних періодичних видань, потрібну інформацію черпатимемо з частини четвертої статті 13 БК.

Плату за послуги, які бюджетні установи надають згідно з їх основною діяльністю, віднесено до першої підгрупи першої групи власних надходжень. За загальним правилом, ці кошти використовують для покриття витрат, пов’язаних з організацією та провадженням такої діяльності. Саме тому кошти цієї підгрупи власних надходжень можуть бути використані для передплати.

Надходження бюджетних установ від додаткової (господарської) діяльності включають до другої підгрупи першої групи власних надходжень. Їх використовують для організації такої діяльності. Оскільки професійні періодичні видання сприяють ефективному веденню господарської діяльності установи, то й ці кошти можна упевнено використовувати на їх передплату.

Благодійні внески, гранти та дарунки віднесено до першої підгрупи другої групи власних надходжень. Їх також установи спрямовують на організацію своєї основної діяльності. Якщо напрями використання перелічених надходжень (у готівковому або безготівковому виразі) не визначено благодійником, керівник установи визначає їх сам. Одним із напрямів використання таких надходжень може бути передплата професійного періодичного видання.

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! Зазвичай, бюджетні установи не планують у своєму кошторисі надходження благодійних внесків, адже наперед не може бути відомо, надійдуть такі кошти чи ні. Тому не слід забувати вносити зміни до кошторису в частині спеціального фонду відповідно до вимог пунктів 47 та 49 Порядку складання, розгляду, затвердження та основних вимог до виконання кошторисів бюджетних установ, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 28.02.2002 № 228.

Також можливим джерелом для передплати професійних видань є кошти, що надходять від підприємств, організацій, фізичних осіб для виконання цільових заходів (друга підгрупа другої групи власних надходжень). Бути у курсі законодавчих новацій, мати можливість прочитати роз’яснення авторитетних професіоналів, отримати відповідь експертів на запитання — чи це не підгрунтя вважати видання Цифрового видавництва Експертус цільовим заходом.

Для оформлення передплати установа може звернутися за фінансовою допомогою до профспілкової організації. Потенціал профспілок не можна недооцінювати.

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! Питання про виділення коштів на передплату розглядають під час профспілкових зборів. Рішення про перерахування коштів на передплату конкретно визначеного видання оформлюють протоколом.

Адже ніхто не заперечуватиме, що професійні періодичні видання для освітян обстоюють інтереси працівників навчальних закладів.

Застосування КЕКВ

Для того щоб визначитися, за яким КЕКВ оплачувати передплату, потрібно розуміти, як установа використовуватиме отримане періодичне видання. А саме: для поповнення бібліотечних фондів чи для отримання працівниками професійної інформації.

Періодичні видання можуть бути використані для задоволення як поточних, так і довгострокових потреб. Залежно від цього визначатимуть код економічної класифікації видатків (КЕКВ).

Інструкцією щодо застосування економічної класифікації видатків бюджету, затвердженою наказом Міністерства фінансів України від 12.03.2012 № 333, для оплати періодичних видань передбачені:

КЕКВ 2210 «Предмети, матеріали, обладнання та інвентар» — для придбання або передплати періодичних, довідкових, інформаційних видань, якщо їх придбавають для отримання інформації;

КЕКВ 3110 «Придбання обладнання і предметів довгострокового користування» — якщо періодичні видання придбавають для поповнення музейних та бібліотечних фондів.

Відображення в обліку

Відображення в обліку періодичних видань також матиме відмінності залежно від мети передплати.

Якщо установа передплатила професійне видання для поповнення бібліотечних фондів — їх слід оприбуткувати на субрахунку 112 «Бібліотечні фонди».

Як правило, бібліотечні фонди мають в своєму розпорядженні інформаційні, культурні або наукові установи та заклади, що надають періодичні видання в користування юридичним та фізичним особам.

Натомість, якщо бюджетні установи не мають бібліотечних фондів та використовують періодичні видання лише для отримання їх працівниками професійної інформації, то кошти, витрачені на придбання періодичних видань, списують на витрати.

Із запровадженням національних стандартів бухобліку витрати на передплату періодичних видань обліковують з урахуванням їх вимог, тобто за новими правилами. Зокрема, витрати на передплату відображають на субрахунку 851 «Витрати майбутніх періодів». Адже на субрахунку 851 обліковують суми проведених витрат у звітному періоді, які підлягають віднесенню на витрати в майбутніх звітних періодах (у т. ч. передплата на газети, журнали, періодичні та довідкові видання тощо).

У дебет цього субрахунку одразу списують усю суму витрат на передплату. Потім частину витрат, що належать до поточного звітного періоду, списують на фактичні видатки цього звітного періоду.

Відображення в обліку господарських операцій з передплати періодичних видань унаочнимо на Прикладах.

Приклад відображення в бухобліку передплати на I півріччя на журнал «Практика управління дошкільним закладом»

У листопаді 2015 року установа оформила передплату на журнал «Практика управління дошкільним закладом» на I півріччя 2016 року за рахунок загального фонду. Вартість передплати на півріччя становить 453,60 грн.

Кореспонденцію субрахунків з відображення у бухобліку господарських операцій з передплати журналу «Практика управління дошкільним закладом» наведемо у Таблиці.

Як бачимо, суму витрат, проведених у звітному періоді, потрібно віднести на витрати майбутніх періодів. А у 2016 році списувати їх на фактичні видатки до повного списання.

Приклад відображення в бухобліку передплати
на журнал «Практика управління дошкільним закладом» коштом благодійника

У листопаді 2015 року благодійник перерахував кошти на рахунок навчального закладу із зазначенням мети їх використання — передплата періодичних видань. Установа після отримання коштів оформила передплату на журнал «Практика управління дошкільним закладом» на I півріччя 2016 року. Вартість передплати на півріччя — 453,60 грн.

Потрібно відобразити в бухобліку передплату журналу для отримання оперативної професійної інформації.

Кореспонденцію субрахунків з відображення у бухобліку господарських операцій з передплати журналу «Практика управління дошкільним закладом» коштом благодійника наведемо в Таблиці.