Реалізувати обмін документами під час війни допоможе готовий алгоритм від шеф-редактора Експертус Кадри
Працівник виїхав із зони бойових дій до безпечного місця в Україні або за кордон, можливості для дистанційної роботи немає. Працівник хоче отримати відпустку або звільнитися, але передати заяву на папері не має змоги. Вихід є — електронна пошта, вайбер чи інший месенджер.
Якщо у працівника є електронний цифровий підпис (ЕЦП), він підписує ним будь-яку заяву і надсилає її роботодавцю. Роботодавець, у свою чергу, надсилає працівнику наказ, підписаний за допомогою ЕЦП. Таку процедуру обміну документами застосовуємо в мирний час відповідно до частини 3 статті 29 КЗпП. У воєнний час процедура також правомірна, утім, ЕЦП нині мають поодинокі працівники здебільшого офісних професій. Для тих, у кого ЕЦП немає, є інший варіант — спрощений обмін документами через засоби електронного зв’язку.
На допомогу — алгоритм обміну, за яким оформите відпустку, переведення, звільнення чи іншу кадрову процедуру. Алгоритм ґрунтується на тому, що в період дії воєнного стану порядок організації кадрового діловодства та архівного зберігання кадрових документів у районах активних бойових дій роботодавець може визначити самостійно. Єдина умова — забезпечити достовірний облік роботи, яку виконує працівник, та облік витрат на оплату праці (ст. 7 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 № 2136-IX; далі — Закон № 2136).
Як методичний посібник використаємо Порядок фіксації доведення інформації або документів до відома державного службовця шляхом використання засобів телекомунікаційного зв’язку, що затвердив КМУ постановою від 11.12.2019 № 1042 (далі — Порядок № 1042). Оскільки роботодавець сам визначає, як вести кадрове діловодство, можемо спиратися на порядок, який вже апробували служби персоналу держорганів.
Крок 1. Працівник надсилає заяву доступними засобами зв’язку
Працівник просить про відпустку, звільнення чи іншу кадрову дію. З’ясуйте, які засоби зв’язку він має: електронну пошту, вайбер, телеграм тощо. Якщо є можливість, зафіксуйте ці відомості в картці П-2. Це кореспондує з пунктом 2 Порядку № 1042:
Інформацію або документи надсилають державному службовцю засобами телекомунікаційного зв’язку — на адресу електронної пошти чи за іншими контактними даними, про які він повідомив службі управління персоналом під час проходження державної служби та які зазначені в його особовій справі.
Надішліть працівникові зразок чи трафарет відповідної заяви. Оптимальний варіант, коли працівник напише заяву на папері, сфотографує її та надішле у вайбер/телеграм, на пошту директору.
Якщо немає можливості написати заяву на папері, працівник може надіслати звичайне текстове повідомлення електронною поштою або в месенджер.
Крок 2. Директор надсилає наказ для ознайомлення
Зробіть наказ, підпишіть його. Можете проставити звичайний підпис чи ЕЦП. Надішліть наказ працівнику у відповідь на заяву. Ознайомити працівника з наказом зобов’язує пункт 11 глави 9 Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5.
Для того щоб полегшити взаємодію, раджу надсилати фотографію наказу. Якщо надсилатимете наказ у ПДФ, може статися, що працівник не відкриє файл через відсутність програмного забезпечення.
Якщо у працівника є можливість роздрукувати світлину, попросіть засвідчити ознайомлення на роздруківці, сфотографувати наказ із відміткою і надіслати вам світлину.
Приклад відмітки про ознайомлення
Крок 3. Складаєте протокол про доведення інформації
Пункт 3 Порядку № 1042 скеровує, що факт доведення інформації або документів до відома державного службовця фіксують протоколом. Застосуємо цю норму як рекомендацію для інших роботодавців.
Складайте протокол у довільній формі в одному примірнику, зафіксуйте такі відомості:
- дата, час та місце, коли склали протокол;
- підстава надсилання документів — стаття 7 Закону № 2136;
- дата, час і вид засобу телекомунікаційного зв’язку, за допомогою якого надіслали документи;
- найменування посади, прізвище та власне ім’я працівника;
- контактні дані працівника, за якими надіслали документи, — номер телефону, адреса електронної пошти тощо;
- короткий зміст надісланих документів;
- підпис, дата, найменування посади, прізвище та власне ім’я працівника, який надіслав документи та склав протокол;
- відомості про додатки до протоколу, що підтверджують факт надсилання документів (копія знімка екрана тощо).
Приклад протоколу про ознайомлення з наказом
Джерело: стаття журналу Практика управління дошкільним закладом
