голова правління Асоціації працівників дошкільної освіти, експерт з питань освіти, Київ
Формування номенклатури справ поєднано з експертизою цінності документів. Для цього створюють експертну комісію. Які функції експертної комісії, коли проводити експертизу цінності документів, як скласти наказ про створення експертної комісії та план її роботи — у статті
Експертиза цiнностi документiв — це всебiчне вивчення документiв та визначення їх цiнностi на пiдставi чинних засад i критерiїв. Цiннiсть документа — це iнформацiйнi та iншi характеристики документа, що зумовлюють його значимiсть для особи, суспiльства, держави.
Пiсля закiнчення строку зберiгання документи можуть бути вилученi для знищення. Вiдповiдно до статтi 6 Закону України «Про Нацiональний архiвний фонд та архiвнi установи» вiд 24.12.1993 № 3814-XII забороняється знищення документiв без попереднього проведення експертизи їх цiнностi.
Експертиза цiнностi документiв проводиться на пiдставi:
чинного законодавства у сферi архiвної справи та дiловодства,
типових та галузевих перелiкiв видiв документiв iз зазначенням строкiв їх зберiгання,
типових та галузевих перелiкiв видiв документiв, що пiдлягають внесенню до нацiонального архiвного фонду (НАФ),
типових i примiрних номенклатур справ,
iнших нормативно-правових актiв з питань експертизи цiнностi, методичних рекомендацiй Укрдержархiву (пункт 1 глави 1 роздiлу V Правил органiзацiї дiловодства та архiвного зберiгання документiв у державних органах, органах мiсцевого самоврядування, на пiдприємствах, в установах i органiзацiях, затверджених наказом Мiнiстерства юстицiї України вiд 18.06.2015 № 1000/5).
Експертизу цінності документів проводять у поточному діловодстві та в архіві закладу освіти.
Експертна комісія з проведення експертизи цінності документів
Експертизу цінності документів проводить експертна комісія з проведення цінності документів (ЕК). Вона є постійно діючим органом. Експертну комісію створює керівник школи або ЗДО своїм наказом.
Вiдповiдно до пункту 5 глави 1 роздiлу V Правил № 1000/5 ЕК установи, у дiяльностi якої не утворюються документи НАФ, приймає рiшення про:
схвалення i подання до ЕПК державного архiву (ЕК архiвного вiддiлу районної, районних у мiстах Києвi i Севастополi державних адмiнiстрацiй, мiської ради) проєктiв таких документiв: описiв справ з кадрових питань (особового складу), актiв про вилучення для знищення документiв, не внесених до НАФ;
схвалення:
iнструкцiї з дiловодства;
номенклатури справ;
положення про служби дiловодства, архiвнi пiдроздiли та ЕК;
описiв справ тривалого (понад 10 рокiв) зберiгання;
актiв про невиправнi пошкодження справ (документiв) тривалого (понад 10 рокiв) зберiгання та з кадрових питань (особового складу);
номенклатур справ, описiв справ тривалого (понад 10 рокiв) зберiгання установ, що належать до сфери управлiння установи та у дiяльностi яких не утворюються документи НАФ.
Увага!
ЕК одночасно розглядає описи справ та акти про вилучення для знищення документiв, не внесених до НАФ, а також акти про вилучення документiв з НАФ разом з актами про невиправнi пошкодження справ (документiв) НАФ (за їх наявностI).
До складу ЕК можуть входити працівники закладу, які відповідають за діловодство, працівники структурних підрозділів, а також за згодою представники ЕК районного, міського архівного відділу, у зоні комплектування яких перебуває заклад. Головою ЕК є, як правило, заступник керівника закладу.
План роботи експертної комісії з проведення експертизи цінності документів
Експертна комісія працює відповідно до річного плану, який затверджує керівник закладу. Приклад річного плану роботи експертної комісії:
Експертна комісія з проведення експертизи цінності документів закладу схвалює описи справ тривалого (понад 10 років) зберігання, акти про невиправні пошкодження документів тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань та подає їх ЕК органу вищого рівня.
Протягом року ЕК також надає консультації особам, відповідальним за діловодство у закладі, та за потреби, — іншим працівникам з різних питань, зокрема щодо:
формування справ;
упорядкування та оформлення документів;
визначення строку зберігання документів;
знищення документів.
Висновок
Експертиза цінності документів є ключовим, законодавчо обов’язковим етапом в управлінській діяльності кожного закладу освіти. Вона необхідна, щоб всебічно вивчити документацію, визначити її значущість для збереження, а також законно вилучити та знищити. Здійснює цей процес Експертна комісія з проведення експертизи ціності документів — постійно діючий орган, створений наказом керівника закладу.
