Забезпечення збереженостi архiвних документiв — одне з найважливiших завдань архiву пiдприємства, установи, органiзацiї (далi — органiзацiя). З-помiж форм його виконання — перевiряння наявностi та стану справ, яке здiйснюють раз на 5 рокiв, а також перед передаванням справ на зберiгання до державних архiвних установ або архiвних вiддiлiв мiських рад. Мета перевiряння:
- встановити фактичну наявнiсть справ, передбачених описами;
- виявити вiдсутнi документи, визначити й реалiзувати заходи з їх розшуку;
- оцiнити фiзико-хiмiчний i технiчний стан документiв;
- виявити й облiкувати документи, що потребують реставрацiйного та iншого спецiального оброблення.
Пiд час перевiряння можуть бути виявленi справи (документи), пошкодженi гризунами, мiкроорганiзмами (наприклад, бактерiями, плiсеневими грибами та їх спорами), комахами та їх личинками; через негативний вплив атмосферних процесiв, пожежу. Такi пошкодження зазвичай мають незворотний характер: iнформацiя в документах втрачається повнiстю або на стiльки, що її використання стає практично неможливим. Зазначенi пошкодження документiв визнають невиправними.
Документи, що мають такi пошкодження, називають невиправно пошкодженими.
Про невиправнi пошкодження справ i документiв складають за формою, наведеною в (далi — Правила № 1000/5).
Акт схвалюєекспертна комiсiя (ЕК) органiзацiї та затверджуєдиректор. На пiдставi акта невиправно пошкодженi справи вилучаютьдля знищення.
Якщо невиправно пошкодженi документи внесено до Нацiонального архiвного фонду (НАФ), їх попередньо направляють до вiдповiдного державного архiву або установ, що надають реставрацiйнi послуги, для пiдготовки висновку реставраторiв. Лише пiсля отримання висновку реставраторiв про неможливiсть вiдновлення основи документiв та використання текстової i зображувальної iнформацiї, органiзацiя має право оформлювати акт про невиправнi пошкодження справ (документiв) НАФ.
Одночасно створюють акт про вилучення документiв з НАФза формою, наведеною в .
Вiдтак на розгляд ЕК органiзацiї виносять:
- акт про невиправнi пошкодження справ (документiв);
- висновок реставраторiв;
- акт про вилучення документiв з НАФ.
Пiсля схвалення ЕК органiзацiї зазначений комплект документiв подають на розглядЕПК державного архiву або ЕК архiвного вiддiлу районної держадмiнiстрацiї (мiської ради), у зонi комплектування яких перебуває органiзацiя.
Схвалений ЕПК чи ЕК архiвної установи акт про невиправнi пошкодження справ (документiв), висновок реставраторiв та акт про вилучення документiв з НАФ надсилають на розгляд до Державної архiвної служби України.
Остаточне рiшення про вилучення документiв з НАФ приймає Центральна експертно-перевiрна комiсiя Державної архiвної служби України (ЦЕПК Укрдержархiву). У разi погодження ЦЕПК Укрдержархiву акта про вилучення документiв з НАФ його затверджує керiвник органiзацiї.
Пiсля затвердження акта архiв органiзацiї вносить змiни до облiкових документiв, якi веде вiдповiдно до Правил № 1000/5.
