Закон про електронні трудові книжки: що врахувати
Який порядок запровадження електронних трудових книжок
Трудова книжка тепер буде у цифровому форматі. Перехід буде відбуватися поступово. Також це значною мірою спростить доступ до інформації як роботодавцю, так і самому працівнику.
Перехід до електронних трудових книжок став можливим після того, як 5 лютого ВРУ ухвалила закон про перехід на електронний облік трудової діяльності працівників (законопроєкт № 3623 від 10.06.2020). Закон набере чинності через три місяці після офіційного опублікування.
Що зміниться
У разі працевлаштування працівники подаватимуть трудову книжку або відомості про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування. У день звільнення роботодавець видаватиме працівнику копію наказу/розпорядження про звільнення.
→ Записи про заохочення та нагородження у трудовій
Трудову діяльність працівника обліковуватимуть в електронній формі в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування у порядку, що визначає Закон України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування».
Роботодавець зобов’язаний буде протягом п’яти роківпередати скан-копії трудових книжок на портал ПФУ. Надалі працівники зберігатимуть трудові книжки вдома. На вимогу працівника роботодавець буде зобов’язаний внести до трудових книжок записи про прийняття на роботу, переведення та звільнення.
Подання відомостей
Рекомендовано використовувати інформацію з Реєстру застрахованих осіб для підтвердження:
- основного місця роботи працівника згідно з поданою ним заявою; права/спадщину на земельну частку (пай) члена колективного або іншого сільськогосподарського підприємства;
- періодів навчання осіб в закладах вищої освіти, а також здобутої ними освіти, набутого стажу;
- проходження стажування студентами і учнями вищих та професійно-технічних навчальних закладів;
- складення Присяги державного службовця, прокурора, посадової особи місцевого самоврядування;
- присвоєння, зміни та позбавлення рангу державного службовця;
- присвоєння, зміни або позбавлення дипломатичного рангу дипломатичного службовця;
- інформації про трудову діяльність кандидатів на посади членів Кабінету Міністрів України, члена Рахункової палати, члена Вищої ради правосуддя, прокурорів, директора Українського інституту книги;
- видачі, продовження та обліку листків непрацездатності.
Заповнення відомостей електронної книжки
Відомості до електронної трудової книжки зможе подавати:
- роботодавець
- застрахована особа
- через веб-портал електронних послуг Пенсійного фонду України у вигляді сканованих або оцифрованих копій передбачених законодавством документів (трудової книжки, довідок тощо) з обов’язковим накладанням страхувальником або застрахованою особою кваліфікованого електронного підпису.
Оригінал паперової трудової передається на зберігання працівнику як офіційний документ. Якщо працівник виявить бажання продовжити її ведення, то роботодавець зобов’язаний паралельно із електронним обліком трудової діяльності також внести до паперової трудової книжки записи про прийняття на роботу, переведення звільнення та інше.
