У разі отримання, використання та обліку благодійних (добровільних) внесків і пожертв (далі — благодійна допомога) навчальні заклади мають керуватися вимогами Порядку отримання благодійних (добровільних) внесків і пожертв від юридичних та фізичних осіб бюджетними установами і закладами освіти, охорони здоров’я, соціального захисту, культури, науки, спорту та фізичного виховання для потреб їх фінансування, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 04.08.2000 № 1222 (далі — Порядок).
Так, з огляду на пункт 2 Порядку навчальні заклади можуть отримувати благодійну допомогу двома способами, а саме:
- у грошовій формі — для потреб фінансування закладу за напрямами видатків, визначеними благодійником
- як товари, роботи, послуги.
Надходження благодійної допомоги у натуральній формі, зокрема товарів, навчальний заклад має:
- відобразити в кошторисі, включивши до відповідної групи надходжень доходів бюджету
- провести касові і фактичні видатки
- відобразити в обліку.
Скільки кроків
Благодійна допомога — складова спеціального фонду
Бюджетні установи, зокрема й навчальні заклади, зобов’язані проводити операції в натуральній формі у межах планових показників. Такі операції відображають у бухобліку виконання державного або місцевих бюджетів.
У разі проведення операцій в натуральній формі установи складають та подають до органів Державної казначейської служби України не пізніше останнього робочого дня місяця довідку про надходження в натуральній формі (п. 12.7 Порядку казначейського обслуговування місцевих бюджетів, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 23.08.2012 № 938).
Оскільки передбачити надходження благодійної допомоги, зокрема в натуральній формі, вкрай складно, їх планують лише в окремих випадках, визначених рішеннями Кабінету Міністрів України, укладеними угодами тощо. Тому отримавши благодійну допомогу, навчальний заклад має внести зміни до кошторису в частині спеціального фонду за власними надходженнями бюджетних установ. Адже благодійну допомогу, дарунки віднесено до першої підгрупи другої групи власних надходжень бюджетних установ.
Власні надходження бюджетних установ — це кошти, отримані в установленому порядку бюджетними установами як плата за надання послуг, виконання робіт, гранти, дарунки та благодійні внески, а також кошти від реалізації в установленому порядку продукції чи майна та іншої діяльності.
Документальне оформлення благодійної допомоги школі
Під час надходження благодійної допомоги в натуральній формі особливу увагу слід приділити документальному оформленню проведених господарських операцій.
Благодійник має передати навчальному закладу об’єкти, що надходять як благодійна допомога, разом з первинними документами (чи їх копіями), обліковими регістрами (чи їх копіями) чи іншими документами, в яких зазначено вартість придбання (тобто первісну вартість).
Ці об’єкти приймає комісія, створена згідно з наказом керівника навчального закладу. До її складу обов’язково входить працівник бухгалтерської служби навчального закладу (органу управління освітою).
Для отриманих як благодійна допомога об’єктів комісія навчального закладу складає акт прийняття-передачі основних засобів за типовою формою № ОЗ-1 (бюджет), затвердженою наказом Головного управління Державного казначейства України та Державного комітету статистики України від 02.12.1997 № 125/70 (далі — Акт). В Акті вказують:
- найменування
- кількість і вартість отриманих об’єктів
- інвентарний номер, присвоєний об’єктам.
Якщо достовірна інформація про вартість отриманих об’єктів відсутня, її визначають на рівні справедливої вартості на дату отримання.
Справедлива вартість — це сума, за якою можна продати актив або оплатити зобов’язання за звичайних умов на певну дату.
Підставою для оприбуткування благодійної допомоги та відображення її в бухобліку є:
- акти, складені комісією
- документи, отримані від благодійника.
Специфікою бухобліку надходження благодійної допомоги, зокрема в натуральній формі, є використання субрахунку 324 «Спеціальні реєстраційні рахунки для обліку коштів, отриманих за іншими джерелами власних надходжень».
Для обліку операцій з нарахування доходів, отриманих як благодійна допомога, передбачено меморіальний ордер № 14 «Накопичувальна відомість нарахування доходів спеціального фонду бюджетних установ» за формою, затвердженою наказом Держказначейства від 27.07.2000 № 68.
Як не порушити норми бюджетного законодавства
Оскільки надходження благодійної допомоги в натуральній формі є складовою спеціального фонду, то, насамперед, це бюджетні кошти. А їх навчальний заклад має використовувати лише відповідно до бюджетного законодавства.
Невідображення в бухобліку отриманої благодійної допомоги призведе до недостовірності звітних даних за спеціальним фондом у Звіті про надходження і використання коштів, отриманих за іншими джерелами власних надходжень (форма № 4-2д, № 4-2м, що є додатком 6 до Порядку складання фінансової, бюджетної та іншої звітності розпорядниками та одержувачами бюджетних коштів, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 24.01.2012 № 44). Це спричинить заниження доходів у рядку 020 «Від отриманих благодійних внесків, грантів та дарунків», що є порушенням абзацу другого пункту 1 та пункту 3 статті 58 БК) і завдасть матеріальної шкоди (збитків) бюджету.
Відображення в бухобліку та використання отриманої благодійної допомоги доволі часто перевіряють фінансові інспектори під час ревізії. Тож аби почуватися безпечно у разі перевірок, доцільно, зокрема:
- належно задокументувати надходження в натуральній формі
- об’єкти, отримані як благодійна допомога, слід використовувати за тими напрямами, які визначив благодійник
- надходження благодійної допомоги слід обов’язково відобразити в бухобліку.
Окрім того, під час оформлення надходження благодійної допомоги в натуральній формі слід приділити увагу внутрішнім документам та документам щодо взаємин із благодійниками. Зокрема, варто розпорядчим документом унормувати процедуру отримання благодійної допомоги навчальним закладом від фізичних та юридичних осіб, визначивши:
- порядок отримання та використання благодійної допомоги
- перелік матеріально відповідальних осіб, які мають право приймати благодійну допомогу
- порядок контролю за отриманням, надходженням та використанням благодійної допомоги.
Сприяти залученню додаткових джерел фінансування навчального закладу є одним із завдань піклувальної ради. Організації роботи піклувальної ради присвячено вересневий номер журналу «Практика управління закладом освіти».
