Загальні вимоги до документування управлінської інформації та організації роботи з документами у дошкільних навчальних закладах незалежно від способу фіксації та відтворення інформації, яка міститься у документах, визначено Примірною інструкцією з діловодства у дошкільних навчальних закладах.
Класифікація наказів
Уся робота з наказами, особливості їх опрацювання, формування у справи, зберігання залежать від того, до якого виду належать накази.
Пунктом 3.7 Примірної інструкції визначено, що документи реєструються за групами залежно від назви виду, автора і змісту документів. Тому окремо мають бути зареєстровані накази:
- з основної діяльності закладу
- з адміністративно-господарських питань
- з кадрових питань.
Аналогічні норми зазначено й у Типовій інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженій постановою Кабінету Міністрів України від 30.11.2011 № 1242, якою встановлено:
- загальні положення щодо функціонування структурних підрозділів з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади
- вимоги до документування управлінської інформації та організації роботи з документами в установах незалежно від способу фіксації та відтворення інформації, яка міститься в документах, включаючи їх підготовку, реєстрацію, облік і контроль за виконанням.
Які питання в ДНЗ урегульовують наказами
У пункті 84 Типової інструкції зазначено, що накази видаються як рішення організаційно-розпорядчого чи нормативно-правового характеру.
За змістом управлінської дії накази видають з питань діяльності:
- основних
- адміністративно-господарських
- кадрових.
Пунктом 4.9 Примірної інструкції визначено, що накази з основної діяльності закладу, з адміністративно-господарських питань, з кадрових питань групуються в різні справи.
ЗВЕРНІТЬ УВАГУ!
Накази з кадрових питань групуються у справи відповідно до їх строків зберігання — тривалого і тимчасового.
Для дошкільних навчальних закладів визначено Перелік обов’язкових документів, за формування та зберігання яких відповідають керівник та інші працівники дошкільного навчального закладу. У переліку керівник дошкільного закладу відповідає за книги реєстрації наказів з основної діяльності та кадрових питань.
ЗВЕРНІТЬ УВАГУ!
Книга(-и) реєстрації наказів обов’язково поаркушно пронумеровуються, прошнуровуються, підписуються керівником закладу і скріплюються печаткою.
Хто визначає, скільки книг реєстрації наказів має бути у дошкільному навчальному закладі?
Місцеві органи виконавчої влади, органи місцевого самоврядування та підпорядковані їм органи управління освітою мають право розробляти власні інструкції з діловодства, враховуючи вимоги Типової інструкції.
Відповідно до пункту 2.3 Примірної інструкції право на створення, підписання, погодження, затвердження документів визначається:
- актами законодавства
- статутом дошкільного навчального закладу
- посадовими інструкціями.
Порядок документообігу регламентується регламентом роботи дошкільного навчального закладу, посадовими інструкціями (п. 3.2 Примірної інструкції).
Аналогічні норми визначені й у Типовій інструкції. Зокрема, згідно з пунктом 3 Типової інструкції установи (тобто відповідні органи управління освітою), організовують діловодство на підставі власних інструкцій з діловодства, що розробляються відповідно до Типової інструкції, а також регламентів та національних стандартів на організаційно-розпорядчу документацію. У пункті 142 Типової інструкції також зазначено, що порядок документообігу регламентується інструкцією установи, регламентами роботи установи, положеннями про структурні підрозділи, посадовими інструкціями.
ЗВЕРНІТЬ УВАГУ!
Основним завданням служби діловодства відповідного органу управління освітою є встановлення єдиного порядку документування управлінської інформації і роботи з документами із застосуванням сучасних автоматизованих систем, методичне керівництво і контроль за дотриманням установленого порядку роботи з документами в структурних підрозділах установи. Окрім того, служба діловодства має вжити заходів до зменшення обсягу службового листування у навчальних закладах, що належать до сфери її управління.
Отже, керівник відповідного органу управління освітою має право розробити інструкцію з діловодства, у якій, зокрема, визначити кількість книг реєстрації наказів у дошкільних навчальних закладах (яких може бути як дві, так і три-чотири). При цьому варто зважити на кількість груп у дошкільних навчальних закладах, спосіб створення наказів (за допомогою друкувальних засобів, від руки) тощо.
Одначе можна не чекати, поки інструкцію запропонують згори. Керівник ДНЗ наділений повноваженнями розробити і затвердити локальну інструкцію з діловодства. У ній можна визначити навіть одну книгу реєстрації наказів, якщо обґрунтовано.
